Time management (tips)

Hi dear,

I believe the most sentence we've heard from someone or said to people, is: I don't have time to do this/that. 

More than a year ago, I planned to read books as my night routine and told a friend of mine that I was going to do so. However, days after, every time I got back from school, I took a shower, had everything done and then, I decided to scroll through social media, rather than read a book as my plan. A few months later, that friend asked about my review of the books I read. And because I did not read any of them (and to make myself not so ashamed), I told her 'I DID NOT HAVE TIME' to read these books.

Most of the time, using 'I don't have time' is a very bad excuse to avoid doing things that benefit you. Notice that, time is always under our control. If we say we cannot do something because we DON'T HAVE TIME for it, that's wrong! Another recent example, I plan to write the Vietnamese version for the posts on "Life of a Graduate Student", I usually think "Oh, let me do that later, I don't have time now" - while I am scrolling through Facebook. From that example, you can see that we always have time! The difference is whether we want to use this time for that task or not.

These are the tips for time management I collected from several sources on the internet. We can not "manage" the time since it flows and we can not catch or store it. However, we can manage ourselves to use that time efficiently. 

The tips below will help you find ways to overcome that thought and also use your time effectively.

• Have a Highlight task: a highlighted task that is the most important + urgent task of the day that if we finish that task, we have a successful day.
• Make a to-do list based on the focus matrix: list all your tasks and prioritize them into the 2x2 prioritize matrix: IE, UE, IN, UN. Then, we know which tasks we should allocate our time to. For example:

1. IE (Important & Emergency) tasks are the first priority ones and we need to do them as soon as possible (studying for tomorrow's examination, finishing the proposal, preparing for meeting with your supervisor,...); 
2. UE (Unimportant & Emergency) tasks are not important but urgent so we also need to do them soon (turning off the boiling water, answering an email from your professor,...); 
3. IN (Important & Nonemergency) tasks are important but no need to finish soon, we can plan to do it later (as the final exam in 2 months, your thesis defense next semester,...) or assign that work to someone else (instead of spending time shopping and cooking, you can eat food in the school's restaurant which is cheap and also help to save your time, or asking your flatmate help with going to the bank and paying the monthly rental fee and then pay him/her back,...); 
4. UN (Unimportant & Nonemergency) tasks are not important and also not urgent, we should not spend time doing that (scrolling through FB, watching Youtube,...)

• Using time-blocking: give the task a block of time to be finished. For instance, you set yourself to finish a physics exercise in 30 minutes. Set your alarm and concentrate on your exercise in the next 30 minutes.
• Parkinson's law: work automatically expands (or you let it expand) to fill the time allocated to it. By knowing that, give each task a reasonable time to finish.
• Say "no" to save time! You do not need to say 'yes' to everything people ask you for a flavor. Knowing how to decline an unnecessary request is also a good way to save time. 
• Link your action/work to the final goal to see that you are going to achieve it day by day!
• Delegate works: some unimportant works can take much of your time → hire someone to do that for you, ex: eat out to save cooking time,...(that is similar to the IN tasks in the prioritize matrix above)
• Schedule your time carefully. There will be a post about how to schedule daily work and self-evaluate your day on "Life of a Graduate Student" late, wait for it!
• Have a "protect time" when you are not occupied by any task. Spend that time for yourself.
• Choices: you have a choice to choose your mood for the day. Always choose to be happy and satisfied, even if that is not a good/effective day.
• Divide 1 task into small tasks and start to work within 5 minutes only ⇒ build the momentum!
• 20s rule: set the starting effort (shorten the process of doing work - prepare everything for my study), put away the distraction (phone inside the bag - not near my hand).

I suggest you start with the simplest one - the 20s rule. You can try to put your phone inside a drawer and lock it. Now concentrate on your textbook and study. Your mind will think about whether there is any message from friends or any news on Facebook, and as usual, it will ask your hands to find your phone. However you already locked the phone in the drawer, it takes time to find the key, open the drawer and take the phone. Our brain tends to work on tasks that are more "convenient" than the others. Therefore, your brain will stop thinking about the phone or messages, and concentrate on the textbook. 

If you can turn them into your daily habits and observe yourself in an amount of time (months to years), you will see yourself change in a positive way! Not sure how to keep concentration for a long period of time? Read my post about Focused and diffuse thinking to understand how the brain works and find how to keep focusing on your work.

Make time your friend, not your enemy!

------------------------(Vietnamese version)------------------

Chào bạn,

Dưới đây là những tips để quản lí thời gian mình sưu tầm từ nhiều nguồn trên internet. Thực tế, ta không thể nào "quản lí" được thời gian vì nó là thứ "trôi" qua mà ta không thể nào bắt lại hay lưu trữ lại được. Tuy nhiên, ta có thể "quản lí" bản thân ta - cách mà ta sử dụng thời gian của mình, sao cho thật hiệu quả. 

Có rất nhiều người, kể cả mình lúc trước, luôn cho rằng mình "không có thời gian". Hay khi mình định làm việc gì đó, ví dụ như ngồi xuống viết bản dịch cho bài đăng trên "Life of a Graduate Student", mình lại gạt đi và nói với bản thân là "mình không có thời gian" để làm. Thực ra ta luôn có thời gian, điều quan trọng là ta có muốn dành thời gian cho hoạt động/công việc đó hay không.

• Có một "công việc của ngày" (Highlight task): khi lên lịch làm việc, hãy chọn ít nhất một công việc quan trọng và đặt nó làm "công việc của ngày". Khi bạn hoàn thành công việc đó, thì bạn có thể xem bạn có một ngày làm việc thành công. 
• Tạo danh sách các việc cần làm và phân chia mức độ quan trọng của chúng dựa trên "ma trận tập trung" (the focus matrix): liệt kê hêt các công việc mà bạn dự định làm và phân chia mức độ quan trọng của chúng dựa trên ma trận tập trung. Ma trận này có 4 ô (bạn có thể xem trên hình ở bản tiếng Anh), lần lượt dành cho các công việc khẩn cấp và quan trọng (IE-màu đỏ), công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (UE-màu xanh đậm), công việc không khẩn cấp nhưng lại quan trọng (IN-màu cam) và cuối cùng là ô dành cho công việc không khẩn cấp lẫn không quan trọng (UN-màu xanh nhạt). Sau khi phân bổ các công việc vào từng ô tương ứng, bạn sẽ dựa trên mức độ cần thiết/cấp bách của công việc để quyết định xem có thực hiện hay không, và khi nào/cách nào để thực hiện chúng. Ví dụ như:

1. IE (Important & Emergency): đây là những công việc có tầm ảnh hưởng lớn với bản thân bạn và bạn phải ưu tiên hoàn thành chúng càng sớm càng tốt (chuẩn bị bài cho bài kiểm tra Toán ngày mai, hoàn thành bản báo cáo, chuẩn bị cho buổi họp với giáo viên hướng dẫn,...); 
2. UE (Unimportant & Emergency): những công việc trong ô này tuy không quan trọng nhưng lại khẩn cấp, bạn cũng nên ưu tiên giải quyết chúng càng sớm càng tốt (tắt bếp khi đun nước đã sôi, trả lời thư từ giáo sư của bạn,...); 
3. IN (Important & Nonemergency): những công việc ở ô IN tuy quan trọng nhưng lại không khẩn cấp, bạn có thể lên lịch để hoàn thành chúng sau khi đã xong các công việc khẩn cấp ở trên (học bài cho thi cuối kì sẽ diễn ra vào 2 tháng tới, chuẩn bị bảo vệ đề tài tốt nghiệp của bạn vào học kì sau,...). Nếu được, bạn có thể nhờ/thuê ai đó làm giúp các công việc như: ăn ở hàng quán để tiết kiệm thời gian mua thực phẩm và nấu nướng, gửi tiền nhờ bạn cùng phòng đóng hộ tiền nhà vì bạn ấy có việc đi đến ngân hàng,...
4. UN (Unimportant & Nonemergency): những công việc ở ô UN không quan trọng và không cần thiết ta phải thực hiện, đó thường là những việc như lướt Facebook, Instagram, xem video trên Youtube,... Do vậy, nếu phát hiện bản thân sử dụng quá nhiều thời gian cho các công việc ở ô UN này, bạn nên xem xét và thay đổi cách sử dụng thời gian của mình.   

• Sử dụng những "khối thời gian" (time-blocking): tự giao cho bạn một khoản thời gian nhất định cho mỗi công việc và hoàn thành nó trong thời gian được giao. Ví dụ như bạn có thể giao cho bản thân hoàn thành 1 bài tập Vật Lý trong thời gian 30 phút, hãy canh thời gian và nghiêm túc tập trung vào bài tập đó trong 30 phút để hoàn thành nó.  
• Luật Parkinson: công việc sẽ tự động nở ra (hay bạn cho phép nó nở ra, bằng sự trì hoãn của bạn) để chiếm đầy khoản thời gian mà bạn dành cho nó. Biết được điều đó, ta nên lập kế hoạch và chia cho từng công việc những khoản thời gian phù hợp, tránh lãng phí thời gian sẽ dẫn đến trì hoãn. 
• Tập nói "không" với những hoạt động không cần thiết để tiết kiệm thời gian của bạn.
• Ban có thể liên kết các hoạt động, công việc của bạn với mục tiêu cuối cùng, ví dụ như nghĩ về điểm A+ cuối kì khi bạn đang cố gắng học và chuẩn bị bài thật tốt mỗi ngày, bạn sẽ thấy có động lực và yêu hơn việc mình đang làm. 
• Giao việc (Delegate works): như các công việc ở ô IN trong ma trận tập trung ta đã xem ở trên, có một số công việc không quan trọng, bạn có thể giao nó cho người khác/thuê người khác làm hộ để tiết kiệm thời gian cho các việc quan trọng hơn. 
• Lên lịch công việc của bạn cẩn thận. Mình sẽ có bài viết về cách lên lịch làm việc/học tập và tự đánh giá mỗi ngày. Cùng chờ xem nhé!
• Có một khoản "thời gian riêng" ("protect time"): đây là khoản thời gian bạn tự thưởng riêng cho bản thân mình, khi mà bạn không phải làm công việc nào cả. Bạn có thể dành thời gian đó để chăm sóc bản thân, dưỡng da, thậm chí là lướt Facebook, xem Youtube (những hoạt động ở ô UN) - để bản thân cảm thấy thoải mái. Và vì bạn đã có khoản thời gian riêng dành cho việc giải trí này, bạn sẽ không có cảm giác "muốn xem FB, Youtube" trong thời gian bạn dành cho công việc nữa. 
• Bạn là người quyết định một ngày của bạn. Bạn có thể chọn hôm nay là một ngày vui vẻ, một ngày hiệu quả hoặc một ngày buồn chán. Hãy nhớ rằng cảm xúc của bạn là do bạn quyết định, đừng để bất cứ điều gì, hay lời nói của người khác, tác động đến và huỷ hoại một ngày của bạn. Hãy chọn vui vẻ, bạn sẽ vui vẻ! 
• Bạn có thể chia nhỏ công việc thành những đầu việc nhỏ hơn và dễ dàng hoàn thành trong vòng 5 phút. Ví dụ như với bài luận 500 từ, nếu cứ cầm bút lên và viết, ta sẽ thấy khó và không biết bắt đầu từ đâu. Thay vào đó, bạn có thể chia nó ra thành 3 đoạn, mỗi đoạn lại chia thành 2 ý nhỏ, và dành 5 phút để tìm và viết ra các ý nhỏ đó. Từ đó, tự nói với bản thân là bạn chỉ dành 5 phút cho công việc dễ dàng này thôi, dần dần sau vài phút, bạn sẽ có được quán tính và dễ dàng hoàn thành cả bài luận.

• Luật 20 giây: để có động lực bắt đầu một việc nào đó, bạn hãy chuẩn bị cho mình cách tiếp cận công việc đó dễ dàng nhất. Ví dụ như chuẩn bị sẵn giấy bút và mở sẵn trang sách cho bài bạn muốn học từ đêm hôm trước, để sáng hôm sau, chỉ 20 giây khi ngồi vào bàn là bạn biết mình nên làm gì ngay.

Mình khuyến khích bạn bắt đầu với thói quen đơn giản nhất - sử dụng luật 20 giây. Bạn có thể làm điều đó với điện thoại của bạn. Nếu bạn nghiện điện thoại và cảm thấy mình cứ vài phút là nhất định phải kiểm tra tin nhắn, bạn có thể để điện thoại trong một chiếc tủ, sau đó khoá tủ lại và để chìa khoá ở xa. Bây giờ hãy bắt đầu vào học, mình chắc chắn rằng cơ thể, theo thói quen, sẽ "đề nghị" bạn tìm và kiểm tra điện thoại. Tuy nhiên lúc này, để lấy được điện thoại, bạn phải đứng dậy khỏi ghế, đi lấy chìa khoá, sau đó đi đến tủ rồi dùng chìa khoá mở tủ ra, rất tốn thời gian. Cơ thể và não ta được lập trình để "lười" - chúng thích làm những việc tiện lợi và đơn giản hơn. Cho nên, mình tin rằng, bộ não của bạn sẽ ngừng thôi thúc bạn đi tìm điện thoại và quay trở lại bài học. 

Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể biến những tips nhỏ trên trở thành thói quen. Hãy thử áp dụng chúng và quan sát bản thân bạn trong một thời gian, mình cam đoan rằng bạn sẽ thấy sự thay đổi tích cực! Nếu bạn vẫn chưa biết cách tập trung trong khoản thời gian dài? Hãy đọc bài đăng của mình về Ý nghĩ tập trung và ý nghĩ tản mạn (Focused and diffuse thinking) để hiểu cách não hoạt động và cách để giữ sự tập trung trong công việc và học tập nhé. 

Hãy biến thời gian thành bạn - đừng để thời gian thành thù!

Be Brave.